Cuando sus Scouts obtienen un premio o un avance de rango, su unidad debe comprar el premio / avance en la Tienda de Scouts de Steve Matthews (ubicada dentro del Centro de Servicio y Capacitación Scout de Frank Fickett). No puede comprar premios / avances en línea, debe comprarlos en la Tienda Scout. Pero Boy Scouts of America (BSA) no permite que nuestra Tienda Scout le venda un premio o avance sin una prueba de que sus Scouts realmente los ganaron . Esa “prueba” es un formulario llamado Informe de avance de la unidad.

Solo para que quede claro:

• Si tiene un Informe de avance de unidad, puede comprar avances / premios Scout en la Tienda.
• Si no tiene un Informe de avance de unidad, no puede comprar avances / premios Scout en la Tienda.

¿Qué es un informe de avance de unidad?

Un Informe de Avance de Unidad es un formulario oficial de BSA que enumera el nombre de cada Scout que ganó un premio, el nombre de los premios ganados y la fecha en que cada Scout ganó cada premio respectivo. Tiene algunas opciones sobre cómo su unidad puede enviar este formulario:

Avance de Internet – esta es una plataforma en línea operada por los Boy Scouts of America nacionales. Inicia sesión en esta plataforma a través de my.scouting.org (este es el mismo lugar donde toma la capacitación en línea de BSA; en el “Menú”, seleccione “Herramientas web heredadas” y luego “Internet Advancement 2.0”). Sin embargo, la configuración predeterminada para Internet Advancement solo permite que su Cubmaster / Scoutmaster / Advisor, el presidente del comité y el representante de la organización constitutiva accedan al sistema. Sin embargo, no se preocupe: estas personas pueden darle acceso al Coordinador de Avance de su unidad u otro voluntario.

Una vez que haya iniciado sesión, puede cargar la información de avance de sus Scouts; esta información luego se sincronizará con los registros oficiales de membresía de BSA (generalmente dentro de las 48 horas). Tenga en cuenta que lo único que hace esta plataforma es registrar los registros de avance Scout; no realiza ninguna otra función. Cuando esté listo para venir a la Tienda Scout y comprar premios, puede imprimir una copia de su Informe de Avance de Internet Advancement en lugar de completar uno a mano.

Ventajas de usar Internet Advancement:

• Es de uso gratuito
• Desea administrar el calendario y las comunicaciones de su unidad utilizando una plataforma que no sea Scoutbook, pero aún así reducir la entrada de datos para los registros de avance.
• Los registros de sus Scouts aparecen en los registros oficiales de BSA, exactamente como los ingresó.
• No tiene que esperar a que nuestro personal ingrese los registros por usted.
• Puede imprimir una copia de su informe de avance desde la plataforma en lugar de tener que completar uno a mano.

Scoutbook – esta es la herramienta en línea de Boy Scouts of America para administrar unidades Scout. Puedes usar Scoutbook para registrar y realizar un seguimiento de los avances y premios, así como la lista y el calendario de su unidad. La herramienta también le brinda la posibilidad de agrupar correos electrónicos o mensajes de texto a los miembros de su unidad. Incluso puede realizar un seguimiento de los pagos de los Scouts a las cuentas financieras / de recaudación de fondos de la unidad.

Puedes entrar Scoutbook a través de un navegador en su computadora, tableta o teléfono. Es gratis para todas las unidades de exploración. Cuando su unidad carga registros de avance Scout en Scoutbook, esos registros se sincronizan instantáneamente con los registros oficiales de membresía de BSA. Al igual que Internet Advancement, puede imprimir un Informe de avance de la unidad para entregárselo a la Tienda cuando compre premios. Pero, a diferencia de Internet Advancement, Scoutbook le permite generar una orden de compra (PO) que puede enviar por correo electrónico a nuestra tienda; El personal de la Tienda comenzará a sacar su pedido de avance y lo tendrá listo cuando llegue 24 horas después de que les envíe el correo electrónico. Además, las unidades Scoutbook que envían por correo electrónico una Orden de compra a la Tienda también pueden solicitar que la Tienda envíe sus premios por correo en lugar de tener que recogerlos en persona.

Ventajas de usar Scoutbook:

• Es de uso gratuito
• Puede administrar el calendario, las comunicaciones y las cuentas financieras de su unidad, así como realizar un seguimiento y registrar el avance.
• Los registros de sus Scouts se muestran instantáneamente en los registros oficiales de BSA, exactamente como los ingresó.
• No tiene que esperar a que nuestro personal ingrese los registros por usted.
• Puede imprimir una copia de su informe de avance desde la plataforma en lugar de tener que completar uno a mano.
• Puede generar una orden de compra y enviarla por correo electrónico a la tienda Scout, lo que permite que el personal ya haya retirado su compra anticipada antes de llegar a la tienda (espere 24 horas antes de recogerla).
• Si envía una orden de compra por correo electrónico a la Tienda Scout, también puede solicitar que la Tienda envíe sus premios por correo en lugar de tener que recogerlos en persona.

Software de gestión de unidades de terceros – Hay varias empresas que ofrecen servicios de software por suscripción que realizan diferentes combinaciones de las funciones mencionadas anteriormente. Los precios de los productos de estas empresas oscilan entre $ 10 y hasta $ 80 al año. Probablemente los más conocidos son Packmaster (para Cub Scout Packs) y Troopmaster (para Scouts BSA Troops); algunas unidades de nuestro consejo han utilizado estos productos desde antes de que BSA ofreciera Scoutbook como una opción.

Existen numerosas diferencias entre todos estos productos y puede encontrar información fácilmente en línea. Aquí hay algunos elementos clave a considerar al decidir si su unidad debe usar una de estas opciones:

• Internet Advancement y Scoutbook son gratuitos para que las unidades los utilicen; todas las opciones de terceros requieren una suscripción paga.
• Internet Advancement y Scoutbook ofrecen la capacidad de sincronizar sin problemas su información de avance con la base de datos de miembros de BSA; algunas opciones de terceros pueden producir un archivo de hoja de cálculo que puede cargar a través de Internet Advancement o Scoutbook con un poco de trabajo adicional de su parte.
• Cuando sea el momento de comprar ascensos / premios en nuestra Tienda Scout, puede imprimir el Informe de Avance de Unidad BSA oficial requerido desde la plataforma de Avance de Internet o Scoutbook (también puede generar una Orden de Compra en Scoutbook, enviarla por correo electrónico a la tienda y luego tener sus premios listos para comprar cuando llegue). Las opciones de terceros ofrecerán la opción de imprimir un informe de avance, pero no es oficial y tendrá que transferir su información a mano al informe oficial de BSA para poder comprar premios.