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Finanzas de la Unidad

Un Scout es ahorrador

… y ésta también es una buena práctica para las unidades Scout. La gestión financiera de tipo empresarial no solo garantiza que su unidad permanecerá solvente y tendrá lo que necesita cuando lo necesite, sino que también proporciona un buen ejemplo para sus miembros jóvenes.

 

Una buena unidad no debe gastar más de lo que gana ni ganar más de lo que gasta. Se puede hacer mucho daño con ambos extremos.

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¿Cómo sabemos cuánto dinero necesitamos?

Se necesita hacer un presupuesto: un plan para obtener y gastar el dinero. El presupuesto mostrará en dólares lo que su unidad ha planeado para el año que viene.

 

Al desarrollar el presupuesto debe estimar los gastos para el año y crear un plan para pagar esos gastos. Revise el programa de su unidad para el próximo año: ¿A dónde van a ir y qué van a hacer? ¿Cómo planean pagarlo?

  • Si tiene recibos del año anterior, genial, tiene una guía.
  • Si es una unidad nueva, puede usar una hoja de trabajo de planificación presupuestaria de BSA para obtener una lista de los elementos que podría incluir en su presupuesto. También puede pedir orientación a su Unit Commissioner (quien es un voluntario en su área cuyo trabajo es ayudar a algunas unidades en su distrito) o al District Executive (que es el empleado profesional de BSA que es responsable de servir a las unidades en su distrito).
  • Ya sea una unidad existente o una nueva, la mejor forma, más segura, y más eficaz de pagar su programa es participando en el evento anual para la recaudación de fondos de nuestro Consejo, la venta de palomitas de otoño.

 

De acuerdo con los principios del Movimiento Scout, una unidad paga por su programa al ganar y ahorrar el dinero que necesita. Sí, una unidad puede tener familias que sólo necesitan “hacer un cheque” a principios del año… pero los Scouts perderían una valiosa lección de autosuficiencia.

 

A continuación le presentamos una lista de algunos de los gastos básicos que tienen las unidades Scout:

  • Cuotas de inscripción (es el monto que BSA le cobra a cada joven y adulto por unirse a la organización).
  • Cada unidad paga una cuota por seguro de responsabilidad (cuota obligatoria incluida en su solicitud anual de BSA).
  • Seguro por accidentes de la unidad.
  • Artículos de avance y reconocimiento.
  • Actividades/Viajes/Campamentos.
  • Materiales del programa (todo, desde el equipo para los campamentos hasta algunos accesorios ceremoniales).
  • Fondo de contingencia/beca.

 

¿Cómo vamos a pagar por todo?

La venta de palomitas de maíz

La venta anual de palomitas en el otoño que organiza nuestro consejo brinda una excelente oportunidad para recaudar todo el dinero que su unidad necesita para el programa anual. No hay otra ocasión para ganar más dinero por cada hora de tiempo invertida como con la venta de palomitas de maíz. Cualquier inventario que no sea vendido puede ser devuelto a nuestro consejo (en una fecha determinada) sin costo para ustedes. La venta está aprobada por la Junta Ejecutiva (Executive Board) de nuestro consejo, lo que significa que los Scouts pueden usar su uniforme mientras venden (esto no es así para otros eventos de recaudación). No es necesario que llene una Unit Money Earning Application para participar en la venta de palomitas de maíz. Simplemente hágale saber a su “Kernel” de palomitas de maíz (un voluntario que administra la venta de palomitas de maíz en su distrito) o a su Ejecutivo de distrito (el empleado profesional de BSA responsable de servir a las unidades en su distrito) que desea participar en la venta de palomitas de maíz y ellos le dirán cuándo se realizará la capacitación y le proveerán de todo lo que necesita para participar.

Lineamientos Generales de la Unidad para ganar dinero

Si su unidad elige recaudar dinero de otra manera que no sea la venta de palomitas de maíz, deberá enviar una solicitud para ganar dinero para la unidad (Unit Money Earning Application) al Presidente de recaudación (Fundraising Chairman) de fondos de su distrito, que es es un voluntario como usted, o al Ejecutivo del distrito, que es el empleado profesional de BSA quien atiende unidades en su distrito.

¿Qué hacemos con nuestro dinero una vez que lo hemos ganado?

Instrucciones para las cuentas de cheques

Nuestra asociación con A + Federal Credit Union otorga una membresía de cooperativas de crédito a todos los Scouts, los Scouters, sus familias, y a las unidades. HAGA CLIC AQUÍ para obtener más información sobre nuestra asociación con A + Federal Credit Union.

Le recomendamos que se comunique con la sucursal de A + FCU que le quede más cerca si su unidad necesita abrir una nueva cuenta de unidad o le gustaría mover su cuenta existente. Para abrir una cuenta de cheques de la unidad en A + FCU, necesitará:

  • El certificado EIN (ID fiscal – Tax ID) del IRS.
  • Las minutas de una reunión del comité de la unidad que indiquen quiénes son los funcionarios de su unidad y cuáles están autorizados para firmar en la cuenta.
  • Número de Seguro social válido (SSN) de cada firmante autorizado.
  • Identificación oficial válida de cada firmante autorizado.

Solicitud para el EIN (número de identificación fiscal)

A + Federal Credit Union y la mayoría de los bancos requieren un EIN (Employer Identification Number) para abrir una cuenta de organización.

“Scout Accounts - Cuentas Scout" e "Individual Benefit - Beneficios individuales"

El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) dice que si van a recaudar fondos como un grupo sin fines de lucro, el grupo debe beneficiarse del dinero que recaude. Entonces, si un Scout vende $500 de palomitas de maíz en la venta de su unidad y otro Scout vende $100 en la venta de su unidad, ambos Scouts deben beneficiarse por igual. Eso puede sonar un poco raro, pero esa es la definición general de la política del IRS con respecto a lo que se llama un «beneficio individual» dentro de la recaudación de fondos sin fines de lucro.

 

Algunas unidades enfrentan esto reuniendo dinero para artículos específicos o ideas que benefician a toda la unidad: comprando nuevas tiendas de campaña que todos tendrán la oportunidad de usar, pagando por cada Scout para que vaya al Day Camp, etc.

 

Es posible que escuche a algunos líderes hablar sobre tener «cuentas de Scout» para cada miembro joven en su unidad dentro de su cuenta de unidad general. Esta idea se remonta a prácticas anteriores a este nuevo enfoque del IRS en el «beneficio individual». Básicamente, una unidad realizaba un seguimiento de cuánto ganaba cada Scout a través de la recaudación de fondos, la mesada, o el trabajo y permitía que cada Scout utilizara esos fondos como lo deseara (para pagar el campamento, comprar una mochila nueva en la Tienda Scout, etc.). La idea de una «cuenta Scout» aún está bien bajo las reglas de BSA siempre y cuando la forma en que se administra no viole las reglas del IRS.

 

¿Quedó más o menos claro? Así es cómo Steve McGowan, de BSA, explicó esta idea durante una entrevista en el 2014 con la Revista scout “Scouting Magazine”:

 

“Un ejemplo sería si un Scout es parte de una unidad y la unidad recauda dinero para compensar los costos de Scouting para toda la unidad. No hay nada malo en eso si lo usan como un medio para pagar el costo de la unidad y para cubrir los costos para ir al campamento de verano de cada miembro.

 

Por otro lado, cuando un Scout sale y vende muchas palomitas de maíz y la unidad designa que ese dinero que él recaudó sólo puede ser usado para ese Scout y sólo para actividades que beneficien a ese Scout, nos metemos en un tema sobre si el IRS consideraría que se trata de un sustancial beneficio privado o no.

 

El IRS no perseguirá al joven Cub Scout que vende palomitas de maíz si estos fondos lo ayudan a pagar sus uniformes o lo ayudan a pagar su campamento de verano. Pero en la medida en que tengamos personas que estén recaudando fondos importantes y esos fondos se estén utilizando para costear cosas que normalmente serían obligaciones de los padres en relación con el Movimiento Scout, estamos entrando a un área donde el IRS ha estado y está prestando más atención. ”

 

BSA nunca ha permitido que las cuentas Scout individuales proporcionen un «beneficio sustancial», que es el término del IRS para lo que está prohibido, pero hemos permitido que los Scouts tengan cuentas que los hagan más ahorrativos para que comprendan mejor lo que significa establecer metas y lograr esas metas para abrirse camino en la vida. Eso ha sido parte de la enseñanza Scouting durante muchos años y, en la medida en que un Scout utiliza la recaudación de fondos para lograr los objetivos de Scouting, el IRS será más permisible que cuando estén recaudando dinero para su propio beneficio.

Preguntas frecuentes sobre finanzas

P: ¿Existe un proceso recomendado para la elaboración del presupuesto?

R: Sí, haga una lista de gastos y asigne un costo a cada partida. Use los gastos del año pasado (por ejemplo, premios, avances, reconocimientos, viajes, cuotas de inscripción, revista de Boys ‘Life, seguros, manuales, pañuelos para el cuello, números de unidad, asistencia financiera, tarifas de capacitación para jóvenes y adultos, materiales del programa, reemplazo del equipo) para poder detallar todos los costos y sumar el total. A menudo es útil ver los gastos en términos de costo por cada miembro.

 

P: ¿Cómo ganamos dinero para nuestra unidad?

R: Usted puede ganar todo el dinero que necesita para su presupuesto al participar en la venta de palomitas de otoño de nuestro consejo. Simplemente háganle saber a su “Kernel” de palomitas de maíz del distrito (un voluntario que administra la venta de palomitas de maíz en su distrito) o su Ejecutivo de distrito (el empleado profesional de BSA responsable de servir a las unidades en su distrito) que desea participar en la venta de palomitas de maíz y ellos le dirán cuándo se realizará la capacitación y lo proveerán de todo lo que necesitan para participar.

 

P: ¿Podemos cobrar cuotas?

A: Sí. Sin embargo, le pedimos que las cuotas sean de una cantidad que cada miembro joven pueda aprender a pagar sin que estas cuotas supongan una dificultad.

 

P: ¿Deberían las cuotas de registro de nuestros Scouts y líderes formar parte de nuestro presupuesto?

A: Si. Agregar las cuotas de registro al presupuesto ayuda a que el proceso de re-afiliación sea mucho más fácil (la re-afiliación es el proceso en el que su unidad le dice a BSA al final del año quién se está volviendo a registrar como miembro de su unidad y quién ya no forma parte de la unidad).

 

P: ¿Qué tan específicos debemos ser con nuestro plan de presupuesto de la unidad?

R: Sea lo más específico que pueda, pero recuerde que hay cosas que suceden que no están previstas. Es una buena idea mantener un fondo de reserva del 15-30% de su presupuesto anual para cualquier emergencia.

 

P: ¿Puede una unidad (Pack o Troop) solicitar fondos?

R: La solicitud de fondos dentro de la unidad es aceptable, pero no se permite ninguna otra solicitud.

 

P: ¿Puede una unidad elegir ganar dinero de otra manera que no sea por el evento de Popcorn?

R: Sí, aunque pasarán más tiempo vendiendo y ganarán menos dinero en comparación con la venta de palomitas de maíz. Las unidades pueden ser aprobadas para recaudar fondos de otra manera que no sea vendiendo palomitas de maíz mediante el envío de un formulario de Unit Money Earning Application.

 

P: ¿Se requieren firmas para el formulario de Unit Money Earning Application?

R: No. Sin embargo, nuestro consejo otorga la aprobación con el entendimiento de que se ha obtenido la aprobación del Socio de Afiliación (Chartered Partner) y el Comité de la Unidad (Unit Committee).

 

P: ¿Por qué es importante el formulario de Unit Money Earning Application?

R: Es una política nacional, pero estas son algunas de las razones por las cuales se implementó la política:

 

  • Referencia de clientes potenciales.
  • Solución de problemas.
  • Salud y seguridad.
  • Guía a las unidades para tomar buenas decisiones.
  • Salvar a las unidades de posibles angustias.
  • Asegurarse de que las unidades no están vinculando a los Boy Scouts of America o al Capitol Area Council en acuerdos contractuales.

 

P: ¿Qué unidades deben completar un formulario de Unit Money Earning Application?

R:  Debe presentar este formulario cualquier unidad que participe en esfuerzos que no sean del consejo para ganar dinero con la venta de bienes o servicios.

 

P: ¿El Consejo del Área del Capitolio (Capitol Area Council) ofrece asistencia financiera para el campamento de verano de Scouts BSA?

R: Los campamentos permiten a los Scouts tener una experiencia de campamento de verano a la que a veces, debido a sus necesidades financieras, no podrían asistir. La asistencia financiera es limitada y está disponible de forma individual para aquellos Scouts que no pueden asistir al Campamento de Verano sin esta ayuda. Las unidades deben enviar las solicitudes individuales a los servicios del programa a más tardar el 15 de abril. Los fondos para los Campamentos de Verano son administrados por el Council Camping Committee (Comité de Campamento del Consejo). Los Scouts deben ser responsables de ganar al menos una parte de la cuota del campamento. La financiación máxima de la asistencia de campamento (Campership) es la mitad del total de la cuota del campamento. Nota: la asistencia para campamentos del Consejo solo aplica para los campamentos del Consejo del Área del Capitolio.

 

P: ¿Nuestra unidad tiene que pagar el impuesto estatal sobre las ventas en las compras realizadas para el uso exclusivo de nuestra unidad?

R: La mayoría de las compras realizadas exclusivamente para el uso de las unidades están exentas del impuesto estatal sobre las ventas. Utilice la Certificación de Exención de Impuestos de Ventas del Estado (State Sales Tax Exemption Certification). Esto funciona para la mayoría de los comerciantes pero no para todos; por ejemplo, no podrá utilizar este formulario en Sam’s Club a menos que la membresía esté a nombre de su unidad. Si algún minorista le exige algo más que la Tax Exemption Certification, use la carta de impuestos para las Troops.

 

P: ¿Nuestra unidad Scout individual es una organización de caridad?

R: No. Los Socios de Afiliación a menudo son organizaciones de caridad, pero las unidades no están obligadas a compartir automáticamente el mismo estado.

 

P: ¿Qué es el formulario 990-N del IRS? Nuestra unidad necesita presentar anualmente la tarjeta postal electrónica del 990-N al IRS?

R: En el 2008 el IRS creó una nueva presentación para las pequeñas organizaciones que están exentas de impuestos con un ingreso bruto anual de menos de $25,000 dólares (después esta cantidad se aumentó a $50,000 dólares): el Formulario 990-N. La oficina nacional de BSA consultó con el IRS y con un abogado externo para determinar si este nuevo requisito de presentación se aplica a los Cub Scouts Packs, Scouts BSA Troops, Venturing Crews, y otras unidades. En su opinión, la mayoría de las unidades Scout no tienen que presentar el nuevo Formulario 990-N. Para la mayoría de las unidades no se requiere presentación. La única excepción es para la pequeña cantidad de unidades que han solicitado un estado separado, exento de impuestos federales, bajo la Sección 501 (c) (3) del IRS. Esas unidades deben presentar el Formulario 990-N (si sus ingresos brutos anuales fueron menores a $ 50,000 dólares) o el Formulario 990 o 990EZ más detallado (si los recibos brutos anuales fueron de $50,000 dólares o más).

 

P: ¿Puede nuestra unidad Scout estar cubierta por la exención grupal de BSA?

R: No. El IRS sólo permite que los consejos locales (y los fondos fiduciarios del consejo) se incluyan en la exención grupal de BSA. Los Packs, Troops, y otras unidades Scout no pueden incluirse en la exención grupal de BSA porque pertenecen a su organización autorizada. (Nota: los temas de impuestos para las Troops de Girl Scouts se manejan de manera diferente por parte del IRS debido a la forma en que se estructuran sus ventas de galletas).

 

P: ¿Está bien si nuestra unidad solicita donaciones a las empresas, las fundaciones o a las personas?

R: No. No hay ninguna disposición en los Lineamientos Generales de la Unidad para ganar dinero de BSA para este tipo de solicitud.

 

P: ¿Por cuánto tiempo necesita nuestra unidad conservar los registros financieros?

R: La mayoría de las transacciones están en línea actualmente, por lo que no es absolutamente necesario conservar una copia impresa de los registros. Sin embargo, una buena práctica de la persona a cargo de las finanzas es mantener los registros impresos durante el tiempo que estén en esa posición y entregar estas copias a la siguiente persona que manejará los registros. Siempre que sea posible, es mejor mantener los registros de copias impresas por 2 a 3 años. Definitivamente, querrá conservar documentos importantes que involucren cualquier cambio en los firmantes de las cuentas o cualquier otra actividad grande o inusual. Las instituciones financieras mantienen estos registros durante siete años. En caso de que las unidades necesiten información anterior, generalmente pueden encontrar esta información en su institución financiera.

 

P: ¿Cómo pueden los Eagle Scouts recaudar dinero para financiar sus proyectos?

R: Los proyectos de los Eagle Scout no pueden ser motivo de una recaudación de fondos; más bien, los candidatos de Eagle Scouts recaudan los fondos o ganan dinero para asegurar los materiales que se utilizarán para un proyecto. Los candidatos de Eagle Scout deben trabajar con la organización para la que están prestando sus servicios y preguntar qué fondos están disponibles para el proyecto. Si los candidatos optan por solicitarlo, deberán utilizar el número de identificación fiscal (Tax ID) de la organización para la que prestan el servicio.

 

P: ¿La organización autorizada de afiliación debería considerar asegurar el equipo de la unidad?

R: Se sugiere (aunque no es obligatorio) que su organización autorizada de afiliación asegure el equipo de la unidad. Recuerde, la organización autorizada es propietaria de la unidad y todos los fondos utilizados por la unidad siguen siendo responsabilidad de la organización autorizada, siempre y cuando la afiliación emitida por la BSA permanezca vigente. Se recomienda entregar anualmente un inventario del equipo de la unidad al socio autorizado.

 

P: ¿Qué sucede con los fondos y el equipo de la unidad si la unidad se disuelve?

R: En el caso de la disolución de una unidad o la revocación o caducidad de su afiliación, el comité de la unidad aplicará los fondos y bienes de la unidad al pago de las obligaciones de la unidad y entregará el superávit, si lo hubiera, al consejo local. En el caso de una organización autorizada, cualquier fondo o equipo que pueda haber sido asegurado como propiedad de la unidad será mantenido en fideicomiso por la organización autorizada o el consejo, según se acuerde, en espera de la reorganización de la unidad o para la promoción del programa de los Boy Scouts of America.

 

P: ¿Podemos usar nuestro EIN para otros fines que no sean la identificación de la cuenta de cheques?

R: No.